A szakértő válaszol... (6.) - Ki mint veti ágyát... Tippek és trükkök projekmegvalósításhoz...

A szakértő válaszol… (6. rész) – Ki mint veti ágyát…. Tippek és trükkök projektmegvalósításhoz

„Segítség, nyertünk!” – aki nyert már pályázatot, jól ismeri a nyertes eufóriáját felváltó kétségbeesést. Mit tegyünk, hogy ez elkerüljük? Kellermann Éva pályázati szakértő, a Tempus Közalapítvány projektmenedzsment képzésének egyik vezető oktatója segít praktikus tanácsaival…


KI MINT VETI ÁGYÁT, AVAGY A SIKER KULCSA A JÓ PÁLYÁZAT!

A pályázatot nemcsak azért kell jól megírni, hogy meggyőzzük a bírálót, hanem azért is, hogy ne szúrjunk ki magunkkal. Rossz pályázatból gyakorlatilag sosem lesz sikeres projektvégrehajtás. A jó pályázat kulcselemei végrehajtási szempontból: reális, logikusan felépített munkaterv; reális kockázatelemzés kidolgozott, a költségvetésből megvalósítható kockázatkezelő intézkedésekkel; tételesen lebontott költségvetés indoklással. Gyakori tervezési hibák, amik megkeserítik a végrehajtást:

  • Alábecsüljük az egyes tevékenységekre fordítandó munkaórák számát. Ez kiemelten igaz az adminisztratív, szervezési és monitorozással kapcsolatos feladatokra.
  • Nem tervezzük be a járulékos költségeket (adók, járulékok, banki költségek, közbeszerzés költségei stb.) és a disszemináció költségeit (hirdetések, molinó, sajtótájékoztató stb.).
  • Túl feszes határidőket tervezünk, nem számolunk a szabadságolási időszakokkal, év végi zárással, év eleji nyitással, az aláírók korlátozott rendelkezésre állásával, és közbeszerzés esetén is számíthatunk csúszásra.

SENKI FEJE NEM KÁPTALAN!

Őrizzük meg a pályázatírás során készített és ahhoz felhasznált összes háttéranyagot (részszámítások, kihúzott szövegek, a dokumentumok korábbi verziói, levelezés, emlékeztetők). Ezek nagy segítséget fognak nyújtani a végrehajtási szakaszban, mivel senki nem emlékszik arra a pályázat megírása után 1-2 évvel, hogy a maximális karakterszámba beszuszakolt végleges pályázati szöveg mögött mi volt az eredeti gondolatmenet. A „házi” dokumentáció segítségével fel tudjuk idézni a tervezés legapróbb részleteit.

AZ ÍRJA, AKI CSINÁLJA!

A tapasztalat azt mutatja, hogy hihetetlenül megnehezíti a projekt végrehajtását, ha a későbbi végrehajtók nem lettek bevonva a tervezésbe. Kényelmesebbnek tűnhet egyetlen kollégára vagy külsős pályázatíróra hagyni az egész projekt tervezését, a megvalósítás során azonban ezekben az esetekben rengeteg idő megy el arra, hogy kitaláljuk, mit is akart a pályázatíró, és megpróbáljunk azonosulni egy idegen gondolatmenettel. Ne kövessük el ezt a hibát, a pályázat szakmai tartalmát a későbbi végrehajtók dolgozzák ki. A másik oldalról nézve ez azt is jelenti, hogy célszerű a pályázatírót projektmenedzserként vagy menedzsment tanácsadóként bevonni a végrehajtási időszakban is. Az utóbbi megoldás általában olcsóbb, ráadásul a saját meglévő munkatársunkat tudjuk projektmenedzserként foglalkoztatni, így házon belül marad a pénz is és a szakértelem is. A folytonosság biztosítása azért is fontos, hogy valóban tegyünk meg mindent azért, hogy a projektet a magunkénak érezzük, és ne az a kellemetlen, de önáltató érzés kísérje végig a végrehajtást, hogy „rossz pályázatot írt a pályázatíró, értelmetlen pénzköltés, de mi nem tehetünk róla”. 

KÜLÖNÍTSÜK EL A PROJEKTMENEDZSMENTET A SZAKMAI VÉGREHAJTÁSTÓL!

A menedzsment és a szakmai végrehajtási tevékenységek elkülönítése általában adminisztratív elvárás is a támogató részéről, mivel a projektmenedzsment költségeket rendszerint a költségvetés bizonyos százalékában korlátozzák. Ha eleve világossá tesszük, tudatosítjuk, hogy ki a menedzsment stáb tagja és ki a szakmai végrehajtó, akkor sokkal egyszerűbb lesz ennek az adminisztrálása is. Az elkülönítés azért is hasznos lehet, mert a magas beosztású, kiemelt presztízsű szakértők általában nem töltik szívesen szervezéssel és adminisztrációval az egyébként igencsak drága munkaóráikat: nekik is jobb, nekünk is jobb, ha ezeket a feladatokat a rendszerint jóval alacsonyabb bérű projektasszisztensek végzik. Ugyanilyen lényeges, hogy a megfelelő szinthez rendeljük a szervezeti hierarchiában a feladatokat (pl. az igazgató ne fénymásoljon).      

LEGYENEK TANÁCSADÓINK!

Már a tervezési hibák között kellett volna felsorolnunk, hogy gyakran nem számolunk a szervezetünkből hiányzó tudást pótló külsős szakemberek bevonásának szükségességével. Ilyenek lehetnek pl. a közbeszerzési szakértő, a jogtanácsos, a menedzsment tanácsadó, a projekt szakterületének szaktekintélye, akikhez szükség esetén, akár válsághelyzetben fordulhatunk. Indokoljuk a pályázatban bevonásukat, és kérjünk rá támogatást!

JÓ KAPCSOLAT KÍVÜL-BELÜL

A projektstábból legalább a kulcsemberek elérhetőségét gyakorlatilag folyamatosan biztosítani kell (de ha lehet, mindenkiét), és ebbe bizony a hétvége és a külföldi nyaralás is beletartozik. Ma már, a Skype és a roamingdíjak alkonya korában ez nem irreális elvárás. Teremtsük meg a helyettesíthetőségük feltételeit is (az elérhetőség mellett jól dokumentált munka és szabályok, folyamatos információáramlás biztosítása, állandó helyettes kijelölése). A külső kapcsolatok közül a legfontosabb: a jó kapcsolat, folyamatos kommunikáció a támogatóval.

Nagyobb projektek esetén célszerű Projekt Alapító Dokumentumot készíteni, amelyben mindezek egyértelműen meghatározhatók, de itt teremthető meg a belső és a pályázati adatkezelés, a hatás- és felelősségkörök stb. összhangja is.

A szerzőről:

Kapcsolódó tartalom:

Projektmenedzsment képzés

 

Utolsó módosítás: 2017.07.25.