Tippek az Európa a polgárokért projektek hatékonyabb megvalósításához

 

Egy pályázat elkészítése rengeteg munkát igényel. Ki kell választani a megfelelő témát, lehetőleg minél több (nemzetközi) partnert kell találni a létrehozásához, részletesen ki kell dolgozni a tevékenységeket, át kell gondolni a várható logisztikai és adminisztrációs teendőket, és még sorolhatnánk. Még a legalaposabb tervezés ellenére is felmerülhetnek azonban váratlan nehézségek. Ezeket teljesen kiküszöbölni, elkerülni nem lehet, de a minden eshetőségre felkészülő – különösen a kevésbé tapasztalt – pályázók elejét vehetik a projektek megvalósítása során felmerülő akadályoknak, ha már az elején számba veszik a lehetséges kihívásokat. Íme, néhány hasznos tanács a projekt hatékony megtervezéséhez és lebonyolításához.


Reálisan mérjük fel a szervezet erőforrásait, és ennek megfelelő méretű projektet tervezzünk!

A pályázat megtervezése során sokan a lehető legmagasabb összeg elnyerését tűzik ki célul, hiszen minél nagyobb a támogatás, annál több tevékenységet lehet finanszírozni belőle. Mielőtt azonban kizárólag az összeg nagysága határozná meg a pályázatot, érdemes végiggondolni, milyen feladatokkal, kötelezettségekkel is jár mindez. Minél magasabb ugyanis az elnyert támogatás, annál nagyobb, összetettebb projektet kell megvalósítani, például jóval több résztvevőre és partner szervezet bevonására van szükség.
Ha nem kellően átgondolt a projekt, és a pályázók nem a lehetőségeiknek, erőforrásaiknak megfelelően tervezik meg a tevékenységeiket, akkor előfordulhat, hogy a megvalósítás során azzal szembesülnek, hogy a feladat „túlnőtt” rajtuk. Kiderülhet például, hogy mégsem rendelkeznek elég munkatárssal és önkéntes segítővel ahhoz, hogy megfelelően koordinálhassák a lebonyolítást, valamint ellássák az adminisztrációs és logisztikai feladatokat is. Emellett az is előfordulhat, hogy a pályázatukban vállaltak ellenére mégsem tudnak mozgósítani kellő számú résztvevőt és partner szervezetet. Ez komoly nehézséget jelenthet, hiszen azt is eredményezheti – különösen a testvérvárosi találkozók esetében – hogy a projekt végül nem kap annyi pályázati támogatást, mint amivel a pályázás során számoltak a szervezők.

Folyamatosan tartsuk szem előtt, mit vállaltunk a pályázatunkban!

Nem elég jó pályázatot írni, sikeres pályázat esetén az ötletet meg is kell utána valósítani. A projekt paraméterei a pályázatban megadottak szerint szerepelnek majd az EACEA által küldött támogatási szerződésben, és ezeket követve kell lebonyolítani a projekt tevékenységeit.
Az elszámolás során tehát azt kérik számon a pályázóktól, amit pályázatukban – és ennek megfelelően a támogatási szerződésben – vállaltak. Ezért sem tanácsos olyan projektbe kezdeni, ami irreálisan nagy, akár anyagi, akár humánerőforrásaikat meghaladó terhelést jelent a pályázó szervezetek számára. Hasznos lehet egy kicsit mindig „alultervezni” a projektet – akár a résztvevők, akár a partnerek, akár a projekt során megvalósítandó tevékenységek számának tekintetében –, mert így kevésbé valószínű, hogy mégsem tudják megvalósítani – papíron és elméletben megfelelőnek tűnő – terveiket a pályázók.

Mindig fektessünk kiemelt hangsúlyt a partnerekkel folytatott kommunikációra!

Az Európa a polgárokért program projektjeiben kiemelt szerepük van a pályázó szervezeteknek. Ők nyújtják be a pályázatot, sikeres projektötlet esetén velük köt szerződést az EACEA, ők kapják a támogatást, és ennek megfelelően elszámolási kötelezettségük is nekik van a projekt végén. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a partnereket csak „díszletként”, névleges együttműködő félként kell bevonni a projektekbe.
A partner szervezeteknek ugyanúgy fontos, hogy a projektek sikeresen valósuljanak meg, mint a pályázóknak, hiszen a megvalósított tevékenységekből ők is profitálnak. Feltehetően azért csatlakoztak a projekthez, mert szívügyüknek tekintik a feldolgozandó témát, ezért lelkesen, minden erejükkel a rendezvények sikeres megvalósítását fogják elősegíteni. A projekt közben pedig lehetőség nyílik számukra a tapasztalatcserére: bővíthetik módszertani eszköztárukat a témák feldolgozását illetően, valamint hasznos ötleteket, tippeket szerezhetnek a projektek logisztikai feladatainak ellátásáról, melyek később akár saját projektjeik megvalósítása során is segíthetik őket. Emellett bővíthetik, építhetik kapcsolatrendszereiket más országokból érkező szervezetek képviselőivel, melyek további, hosszabb távú együttműködés lehetőségét is biztosíthatják számukra. Érdemes tehát kihasználni a partnerek által nyújtott segítséget és erőforrásokat.
Ahhoz, hogy a partnerek hatékonyan vehessenek részt a projekt megvalósításában, fontos, hogy folyamatos tájékoztatást kapjanak a projektről. Nemcsak a tervezés, előkészítés fázisában hasznos az intenzív kommunikáció, hanem a projekt teljes lebonyolítása során. Így mindig tisztában lehetnek a projekt aktuális állásával, emellett időben szembesülhetnek az esetlegesen felmerülő problémákkal – ezért alaposabban fel is tudnak készülni a megoldásukra. A pályázó szervezet részéről érkező folyamatos tájékoztatás és nyomon követés segítheti őket az adminisztrációs feladatok ellátásában is, amely felbecsülhetetlen segítségnek bizonyulhat a projekt elszámolása során.
A minél gördülékenyebb kommunikáció érdekében elengedhetetlen a megfelelő kapcsolattartók kijelölése. Olyan személyeket érdemes választani, akik képesek átlátni a komplex feladatokat, tisztában vannak az Európa a polgárokért program szabályaival és követelményeivel, és pontosan ismerik a megvalósítandó projektet. Fontos, hogy könnyen elérhetőek legyenek, hamar reagáljanak a megkeresésekre és a kérdésekre. Az akadozó kommunikáció ugyanis nagymértékben lassíthatja a tevékenységek megszervezésének folyamatát. Célszerű azt is figyelembe venni, hogy a projektek nemzetközi jellegére való tekintettel aktív idegen nyelvtudásra is szükség van.
Számítani kell arra, hogy minél több a partner, annál összetettebb a velük folytatott kommunikáció. Ez azonban sosem szegheti kedvét a projekt megvalósítóinak, hiszen a megfelelő együttműködéshez elengedhetetlen a kielégítő és aktív információcsere. A partnerekkel folytatott hatékony kommunikáció szorgalmazása leginkább a pályázó szervezet feladata, hiszen szerződő félként ő felel a projekt megvalósításáért.

Természetesen még tovább lehetne sorolni azokat a szempontokat, amelynek végiggondolásával minimálisra csökkenthetők a projekt megvalósítása során felmerülő nehézségek. Ám már azzal is sokat segíthetünk magunkon, ha a fentieket mérlegelve állunk neki a tervezésnek, majd később a megvalósításnak.


Frank Nóra

 

Kapcsolódó anyagok:

Barna Viktor: Projektmenedzsment (pdf, 919 kb)
A 2014. december 9-én és 2015. január 13-án tartott Európa a polgárokért információs napon elhangzott előadás anyaga.



Utolsó módosítás: 2016.10.21.